Abrechnungsautomatik

Abrechnungen automatisiert erstellen, Transparenz schafffen und Kontrollelemente bieten die Kosten sparen.

Mehr Transparenz zum Automaten resultiert in mehr Möglichkeiten. So können Sie mit BüroWARE Vending vom Wareneingang bis zur Befüllung die Prozesskette übersichtlich nachverfolgen. Die Einkaufsdisposition bietet dabei eine geniale Verknüpfung zu den Verbräuchen in den Automaten über den durchschnittlichen Tagesabgang und erlaubt Ihnen sehr genau zu planen. Durch die Abwicklung der Touren führen Sie die Vorgangsprozesse zu einer automatisierten Abrechnung, das schafft Transparenz.

Als Grundlage liefert BüroWARE Vending bereits bei der Befüllanforderung Kontrollinformationen zum Kafffekonto des Kunden. Nach der Tourenabwicklung können die Verbräuche nach Rezeptur bis hin zu Grammaturverbräuchen ermittelt werden. Damit haben Sie ein Kontrollinstrumentarium das Ihnen hilft, schnell überall da einzugreifen, wo etwas nicht so läuft, wie es vertragstechnisch festgelegt ist.

Abb.: BüroWARE Automatenabwicklung

Die daraus resultierenden Belegerzeugungs- und Druckprozesse lassen sich einfach optimieren. Auf Wunsch versendet BüroWARE Vending erstellte Belege auch per Mail oder bietet ein optionales Rechnungsportal zum Abruf und Download für Ihre Kunden.

Das Vertragswesen in der BüroWARE Vending erlaubt Ihnen eine flexible Verwaltung und Abrechnung Ihrer Verträge. Bereits bei der Anlage halten Sie die Daten des Eingangs, Beginns und etwaige Kündigungsklauseln fest und liefern damit die Grundlage für eine Abrechnungsautomatik.

Dabei lassen sich Verträge monatlich, quartalsweise oder jährlich berechnen, berücksichtigen unter anderem Verbundgutschriften für Provisionen oder Kontingente im Verbrauch. Damit Sie im Volloperating einen Überblick über gelieferte Waren behalten, führen Sie ein sog. Kaffeekonto für den Kunden, das Ihnen stets den Überblick über noch verfügbare Waren beim Kunden liefert. Auf Wunsch lässt sich so eine automatisierte Lieferung genau nach Bedarf des Kunden organisieren.

Um Ihre Prozesse noch weiter zu optimieren erlaubt die optionale Anbindung an Telemetrie den automatischen Abruf von Verkäufen und kann darauf basierend eine automatisierte Abrechnung erstellen. Neben Störungsmeldungen, Bestandsmeldungen und Verbräuchen kann Telemetrie auch zur elektronischen Aufzeichnung von Verkaufsvorgängen beitragen – wir bieten daher den EVA / DTS Standard in unserer Importdefinition bereits in der BüroWARE Vending an und implementieren die Daten zur direkten Weiterverarbeitung innerhalb unserer Lösung. Dies macht die Archivierung auf nachgeschalteten Systemen möglich.